NLIn de zorg komt het net zoals in andere vakgebieden steeds vaker voor dat je op afstand en online moet samenwerken. Hierbij moet je soms ook patiëntgegevens delen. Maar hoe kan je deze bestanden snel en veilig delen met je collega’s? Dit gebeurt nog vaak via e-mail, een usb-stick of zelfs nog op papier. Dat is onhandig, onoverzichtelijk, neemt onnodig tijd in beslag en gebeurt zeker niet altijd veilig. Hoe kan je dan wel bestanden veilig delen in de zorg? In toenemende mate gebruiken bedrijven de cloud in de zorg om bestanden uit te wisselen, maar dit zijn vaak gratis versies die snel vol zitten of eigenlijk niet veilig zijn. Gelukkig zijn er ook goede oplossingen! Maar welke?
Veilig samenwerken met collega’s in de cloud
Het is belangrijk dat er goed gecommuniceerd wordt tussen bijvoorbeeld het kantoor en de thuiswerkplek van collega’s. Informatie dient eigenlijk voor alle werknemers altijd, veilig en up-to-date beschikbaar te zijn. Met de in het begin genoemde oplossingen kan dit soms stroef verlopen. Wanneer je de samenwerking wil verbeteren, dan is het werken in de juiste Cloud de oplossing.
Via de Cloud kan je gemakkelijk, veilig en snel bestanden delen met collega’s. Je hoeft dus nooit meer de informatie van de patiënt op papier te noteren of een e-mail te sturen naar je collega met vertrouwelijke informatie over de patiënt. Wanneer je met de Cloud in de zorg werkt kan je overal ter wereld makkelijk, snel en veilig aan bestanden werken. Daarbij zorg je ervoor dat je altijd werkt in 1 versie die je nooit meer hoeft rond te e-mailen.
Het delen van bestanden met patiënten
Uiteraard is ook de communicatie en samenwerking met de patiënt zelf belangrijk. Denk bijvoorbeeld aan een update over de vorderingen van een behandeling. Het delen van dit soort behandelplannen of patiëntgegevens is vaak een probleem. Er wordt geprobeerd dit via de e-mail te doen, maar dit is niet altijd mogelijk omdat de meeste providers maar tot 20 MB kunnen versturen.
Daarnaast is het gebruik van de E-mail niet altijd veilig. Je kan namelijk zelf alles goed geregeld hebben en de juiste E-mailprovider hebben gekozen, maar je weet minder snel hoe de ontvangende partij dat heeft geregeld. Denk maar aan al die patiënten die bijvoorbeeld de gratis Gmail of Hotmail gebruiken. Waar de meeste werknemers niet opletten (en dat gebeurt niet alleen in de zorg) is dat ze nagaan wat de de herkomst is van de oplossing van ontvangende partij. Bijvoorbeeld: waar staat hun datacenter? (de locatie waar alles staat opgeslagen). Dit is belangrijk aangezien er in Amerika een ander soort privacybeleid geldt die niet voldoet aan Europese wetgeving. Lees daar meer over in onze andere blog.
Hoe deel je dan wel veilig bestanden met patiënten?
Wanneer je met de Cloud in de zorg werkt, dan is het mogelijk om bestanden te delen via een link of gastgebruikers. Gastgebruikers zijn vaak gratis en kun je aanmaken door middel van het e-mailadres van de ontvangende partij. Je geeft zo’n gastgebruiker dan toegang tot een deel van de cloud. Bijvoorbeeld een specifieke folder of bestand die alleen voor hem of haar is bedoeld. Soms is het ook mogelijk om de gastgebruiker extra rechten te geven zodat zij ook bestanden kunnen aanpassen en terugsturen. Zo kan je bijvoorbeeld met verzekeringsmaatschappijen eenvoudig en veilig informatie uitwisselen.
Je bestanden veilig opslaan volgens de privacywetgeving van de AVG
Je wilt voorkomen dat patiëntgegevens in de verkeerde handen vallen of dat deze verdwijnen. Het is essentieel dat je de controle houdt over alle bestanden. Daarom is het belangrijk de juiste Cloud te selecteren die zaken als beheer, beveiliging en privacy waarborgt. In Europa moet je voldoen aan de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). De AVG versterkt en breidt de privacyrechten van personen uit. Ook legt de AVG de verantwoordelijkheid bij de organisaties en bedrijven zelf die persoonsgegevens verwerken.
Bij een goede Cloud-oplossing heb je altijd een back-up van alle aanpassingen in de bestanden. Hierdoor kan je altijd terug in de tijd en verlies je nooit informatie. (Per ongeluk) verwijderde bestanden kan je direct herstellen.
Wat is dan de beste cloud voor in de zorg?
vBoxxCloud is de uitgebreide en zakelijke oplossing speciaal gericht op bedrijven die volledige controle willen over hun documenten.
Bij vBoxxCloud kan je kiezen of je alleen in de cloud werkt en/of je ook bestanden wilt synchroniseren. Wanneer je wilt synchroniseren komt er een synchronisatiemap tussen andere bestanden op de computer te staan, zodat jij en je collega’s er altijd simpel bij elkaars bestanden kunnen. Daarbij beschikt vBoxxCloud over een onbeperkt aantal gratis gastgebruikers. Je kunt precies instellen wie wat wel en niet mag doen met de gedeelde bestanden. Moet een gastgebruiker bijvoorbeeld kunnen up- of downloaden?
En kom je ergens niet uit? Dan zijn er genoeg opties om een antwoord te krijgen op je vraag. Gebruik de livechat voor persoonlijk advies, bel ons even op.
Nieuwsgierig geworden? Probeer dan de cloud voor de zorg gratis uit via een proefversie. Krijg je liever alles persoonlijk uitgelegd door een van de werknemers? vraag dan een 1-op-1 online rondleiding aan. Er staat altijd iemand klaar om jou te helpen.