NLWanneer we denken aan het delen van vertrouwelijke bestanden online, is het logisch dat als het om zakelijke documenten of familiefoto’s gaat je niet wilt dat iedereen deze ziet. Uiteraard kunnen dit ook allerlei andere type bestanden zijn, we delen vandaag de dag erg veel met andere.
Soms wil je bijvoorbeeld een contract delen met een klant maar wil je dit doen per email vanwege veiligheid. Daarbij zijn sommige bestanden ook te groot om per email te versturen.
Simpelere voorbeelden zijn bijvoorbeeld vakantiefoto’s die je wilt delen met familie en vrienden.
Gebruik geen openbare links van Dropbox
Je eerste ingeving zou kunnen zijn om je gratis Dropbox account te gebruiken en een openbare link naar een klant te sturen. De eerste veronderstelling is dat alleen degene met wie je de inhoud deelt er toegang tot zal hebben. De link kan echter openbaar worden gedeeld door je klant, of erger, op de een of andere manier ergens online belanden en worden geopend door vreemden.
Dit geldt ook voor de vakantiefoto’s die je met je neef wilt delen. Je wilt natuurlijk niet dat de hele wereld van jouw foto’s mee kan genieten!
Veilige bestandsoverdracht
Het internet heeft het delen van bestanden heel makkelijk gemaakt, en we zijn nu op een punt aangekomen waarop het eigenlijk te makkelijk is.
Dat is waarom bedrijven en consumenten oplossingen zoeken die hen kunnen helpen om vertrouwelijke bestanden online op te slaan zonder zich zorgen te maken over hun privacy.
Het delen van bestanden met een vertrouwelijke inhoud, of het nu een foto of PDF bestand is, vergt echter een voorzichtige aanpak. Probeer een cloud of bestandsoverdracht service te kiezen die je hulpmiddelen geeft om je bestanden onder controle te houden en die je op de hoogte houden wat er met je bestanden gebeurd.
Bestanden online delen tijdens projecten
Wanneer je in een kantoor werkt is de kans groot dat je werkt met kort en langlopende projecten. Samenwerken is de sleutel en we zien vaak dat verschillende afdelingen samen aan een document werken om zo efficient mogelijk te zijn.
Tijdens kortlopende projecten is het misschien nodig om vertrouwelijke documenten te delen met iemand buiten jouw afdeling, misschien zelfs buiten de eigen organisatie. Voor deze tijdelijke situaties kun je profiteren van het veilig delen van bestanden doormiddel van vBoxxCloud, dit is de beste manier om je vertrouwelijke documenten veilig te houden.
Het creëren van een gastgebruiker dwingt de persoon waarmee je de bestanden deelt eerst in te loggen voordat hij of zij de bestanden kan inzien. Dit maakt het voor jou mogelijk om de downloads en uploads te volgen en een vervaldatum voor de link in te stellen.
Je weet altijd wat er met je gedeelde map gebeurd en kunt dit gemakkelijk en snel ongedaan maken.
Online samenwerken met je team
Wanneer je team continu toegang nodig heeft tot documenten en samen moet werken in dezelfde map, kun je een speciale map maken deze functie heet: “Team Delingen”. Hierdoor zullen deze mappen naadloos synchroniseren tussen jouw apparaat en de apparaten van jouw teamleden. Dit is vooral handig als je team voortdurend toegang nodig heeft tot deze bedrijfsbestanden.
Het is ook mogelijk om in vertrouwelijke documenten te werken voor langlopende projecten. Als beheerder kan jij aangeven welke gebruikers welke mappen kunnen inzien en hoe ze hier toegang tot hebben.
Ben je bang dat werknemers belangrijke of vertrouwelijke documenten mee naar huis nemen? Dan kan je ervoor zorgen dat ze er alleen toegang tot hebben vanaf hun computer(s) op kantoor.
Vertrouwelijke documenten, foto’s, video’s, contracten, ongeacht de situatie zou je moeten kunnen zien wat er met de bestanden gebeurd. Met het gebruik van de juiste middelen kun je ervoor zorgen dat documenten veilig zijn en je familie foto’s privé.
