Door in de cloud te werken, sla je bestanden online op waardoor je er overal toegang tot hebt. Je kunt bijvoorbeeld op het werk documenten bijwerken en het vervolgens aan je klanten laten zien via een tablet. Ook kan je collega dit bestand tegelijkertijd op zijn eigen laptop updaten. Dit is over het algemeen wel bekend, maar daarbovenop heeft de cloud nog veel meer mogelijkheden die je misschien niet kent of even bent vergeten.

Veilige omgeving met gastgebruikers

Stel je wilt gevoelige informatie met één specifieke klant delen, hoe doe je dit op een veilige manier? In vBoxxCloud kun je gratis gastgebruikers aanmaken en een document of hele map met een klant delen. Deze gastgebruiker moet eventueel eerst de door jou ingestelde privacy policy accepteren voordat deze iets kan zien in het document. Hierdoor ben je dus helemaal up to date met de AVG wet.

Door middel van gastgebruikers blijven je bestanden in één omgeving staan en behoud jij alle controle over wat er mee gebeurt. Ter vergelijk: als je bestanden via email stuurt, kun je het niet meer terugroepen zodra het verstuurd is. In de cloud daarentegen maak je een gastaccount aan voor de ontvanger en geef je daarmee toegang tot een specifiek gedeelte van de cloud. Het blijft dus in één omgeving staan en jij bepaalt hoe lang iemand toegang heeft tot jouw bestand en welke rechten deze persoon heeft. Het is zelfs mogelijk om samen met de gastgebruiker tegelijkertijd in hetzelfde document te werken.

 

Behoud alle versies van je document

Ooit wel eens gehad dat je een stuk tekst verwijdert uit je bestand, en er na het opslaan achter komt dat je dat stuk er helemaal niet uit had moeten halen? Met vBoxxCloud kun je gemakkelijk deze oude versie terug halen. De cloud slaat namelijk niet alleen je huidige bestanden op maar bewaart ook alle oude versies van je bestanden. Op deze manier heb je altijd een overzicht van de originele en herstelde versies.

Heeft je collega bijvoorbeeld een verkeerde aanpassing gemaakt, dan kan je altijd je eigen versie herstellen of downloaden. Je kan ook een specifieke tijd instellen waarmee je één of meerdere files tegelijk terugdraait naar dat tijdstip. Bij het herstellen, vervang je niet de oude versie maar maak je een nieuwe versie. Je behoudt dus beide versies van het bestand.

 

Snapshot

De grootste nachtmerrie voor bedrijven is het verlies van belangrijke bestanden door een ransomware aanval of computer crash. Hackers die ransomware gebruiken, zetten je bestanden op slot of veranderen de namen en structuur van de mappen en gijzelen de bestanden voor losgeld. Om weer toegang te krijgen moet je soms tot duizenden euro’s aan de gijzelaar betalen. Ook voor data recovery na een computer crash kunnen kosten hoog oplopen.

Bij vBoxxCloud kun je met één druk op de knop al je gegijzelde bestanden terug halen met de snapshot functie, zonder extra kosten. Hiermee herstel je de getroffen map tot vlak voor het moment dat het gebeurde waardoor je geen data verliest. Je herstelt hier namelijk de map naar de staat waarin het verkeerde op het geselecteerde moment. Doordat oudere versies en verwijderde bestanden bewaard blijven in vBoxxCloud kan je complete folders terug zetten naar een tijdstip terug in de tijd.

Snapshot is niet alleen voor ransomware of crashes maar je kunt het ook gebruiken als bijvoorbeeld een werknemer stopt en je wilt een kopie maken van de gegevens voor in het archief.

 

Real time samenwerken in hetzelfde bestand

Als je veel in teamverband werkt, kan het soms lastig zijn om één document met het hele team bij te houden. Er kunnen verschillende versies ontstaan door het rondsturen van bestanden. Met de vBoxxCloud online editor hoef je daar geen zorgen over te maken. Je kunt met meerdere mensen tegelijkertijd in hetzelfde document werken. Ook gastgebruikers kunnen samen met gewone gebruikers samenwerken in Word, Excel en Powerpoint documenten. Alle wijzigingen worden realtime aangepast en opgeslagen waardoor je nooit meer informatie misloopt.

Werk je toch liever via Word maar wil je toch voorkomen dat je wijzigingen verloren gaan? Gebruik dan de automatische file locking optie. Op deze manier gaat een bestand automatisch op slot zodat anderen niet over jouw wijzigingen heen kunnen opslaan zolang je in het bestand aan het werk bent.

Persoonlijk contact

Persoonlijk contact met een IT expert is waarschijnlijk niet iets waar je meteen aan denkt bij werken in de cloud. Toch is het zeker een voordeel, vooral als je nog even moet wennen aan het gebruik van de cloud. Mocht je ooit tegen problemen aanlopen of kom je er even niet uit, kun je altijd onze experts bereiken. Zij helpen je graag verder om het beste uit je cloud te halen!

 

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *